Guia do ECM/GED no Fluig: documentos eletrônicos
Empresa que ainda gerencia documentos em pasta de rede, e-mail ou sistema de arquivo local está acumulando risco. Documento sem versionamento, sem controle de acesso, sem trilha de aprovação. Quando o auditor ou o advogado pede o contrato original assinado, a busca começa no improviso.
O ECM e GED do Fluig resolvem esse problema para empresas que já estão no ecossistema TOTVS. Centraliza documento, controla versões, define quem pode ver e editar, e conecta o documento ao processo de aprovação.
O que ECM e GED significam no Fluig
ECM (Enterprise Content Management) é a gestão completa de conteúdo corporativo, incluindo documentos, imagens, vídeos e qualquer tipo de arquivo gerado ou recebido pela empresa.
GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é o módulo específico de gestão de documentos dentro do Fluig, com repositório, versionamento, metadados e controle de acesso.
No dia a dia, o GED do Fluig funciona como o repositório central de documentos da empresa. Cada documento tem versão controlada, histórico de alterações, metadados personalizáveis e permissões por usuário ou grupo.
Funcionalidades que geram mais valor na prática
Versionamento automático: toda alteração em um documento gera nova versão numerada automaticamente. A versão anterior fica arquivada e acessível. Isso elimina o problema de múltiplos arquivos com nome similar flutuando em e-mail.
Assinatura eletrônica integrada: contratos, políticas internas e documentos que exigem aprovatação formal podem ser assinados eletronicamente dentro do Fluig, com validade jurídica.
Integração com BPM: um documento no GED pode ser o gatilho ou o resultado de um processo no BPM. Contrato submetido para aprovação, política publicada após aprovação hierárquica, relatório liberado após revisão.
Veja a página de ECM e GED no Fluig para entender o escopo completo e os casos de uso mais comuns em cada segmento.
Gestão de contratos com GED
Contratos são o documento que mais precisa de controle estruturado. Data de vencimento, obrigações de cada parte, versões negociadas, assinatura final. Sem sistema de gestão, contrato vence sem que ninguém perceba ou alguém assina versão desatualizada.
Para estruturar o fluxo de solicitação e aprovação de contratos dentro do Fluig, a solução de solicitação de contratos JYNX cobre todo o ciclo desde a solicitação até o arquivamento do contrato assinado.
Quando o GED do Fluig é suficiente e quando é preciso ir além
Para a maioria das necessidades de gestão documental corporativa, o GED do Fluig é suficiente. Para casos que exigem OCR em alta escala, integração com scanner industrial ou processamento massivo de documentos físicos, é preciso avaliar complementos.
Quer estruturar a gestão documental da sua empresa no Fluig? A JYNX tem experiência em implantação de ECM e GED em diferentes setores. Fale com nossa equipe.